Kapacitetsplanlægning med WorkBook - CapWorks
Med kapacitetsplanlægning kan du forudse og optimere alle led i jeres projekter. Du får overblik over jeres aktuelle ressourcer, lydhørhed over for dine medarbejdere, glade kunder og undgår at blive overrasket, hvis deadlines skrider.

 

Hvordan det, tænker du. Ovenstående opnår du ved at afsætte tid til at gennemgå jeres ressourcer og gennemtænke forskellige scenarier for projektets fremdrift. Det er essensen af kapacitetsplanlægning. I dette blogindlæg gennemgår vi, hvordan en planlægningsproces kan se ud, samt hvordan kapacitetsplanlægning i sidste ende styrker din projektstyring og optimerer jeres projekter 

Kapacitetsplanlægning handler først og fremmest om at kortlægge hvor meget tid og arbejdskraft, I har til rådighed, og prioritere ressourcerne hensigtsmæssigt i forhold til jobs. Som projektleder har du formodentlig gode metoder til at holde styr på processer som tids- og budgetstyring, medarbejdersparring, løbende dialog med kunden, samt uforudsete ting som ændrede leverancer. Hvad end du har det eller ej, kan projektstyringsværktøjet WorkBook optimere din planlægning og lette din samlede projektstyring undervejs, som projektet skrider frem. WorkBook samkører nemlig alle deadlines, og dialogfunktionen sikrer, at I kan give feedback løbende samt dele planer, dokumenter, budgetter, projektudgifter og mål. 

WorkBook gør det nemmere at komme på forkant med interne og eksterne projektændringer; Værktøjet sørger for, at du altid er i kontakt med dine medarbejdere og kunder og derfor hurtigt kan reagere på ændringer og tage hånd om dem. WorkBook er et utrolig velegnet værktøj i planlægningsfasen, fordi det sikrer, at I altid har fuld gennemsigtighed omkring jobs.  

 

6 trin til optimering af din kapacitetsplanlægning

Herunder har vi samlet seks trin, som du med fordel kan tage udgangspunkt i, når du kapacitetsplanlægger jeres næste projekt.    

 

1. Kortlæg dine ressourcer 

Start med at få overblik over jeres ressourcer. Hvilke andre projekter lægger hvilke medarbejdere tid i? Skal alle medarbejdere sættes på opgaven? Hvilke projekter ligger der i øvrigt i jeres projektportefølje? Kan I genbruge nogle arbejdsgange? Og er der dele af jobbet, I skal have løst ude af huset?  

Når du har kortlagt jeres ressourcer, kan du begynde at prioritere dem hensigtsmæssigt i forhold til jobbet. Husk, at det er naturligt at justere strategi og budget og eksempelvis opskalere på medarbejdere og tid undervejs.  

 

2. Prioritér dine projekter og indsatser 

Når du har overblik over jeres aktuelle ressourcer, kan du prioritere projektet i forhold til andre jobs. Er projektet en højprioritetsopgave eller ej? Og hvilke medarbejdere er egnet til at løse netop dette job, er det den grundige eller hurtigeksekverende type? Det vil typiske være et godt match af begge profiler.  

 

3. Lav realistiske tidsplaner  

Tredje trin går ud på at disponere jeres tid frem mod deadline. Det er vigtigt at lave realistiske mål inden for den tid, der er afsat til projektet. Hvis ikke du gør det, påvirker det både dine medarbejdere, du ender med at få skuffede kunder og bliver sandsynligvis ikke hyret til næste job.  

Tag afsæt i jeres ressourcer og lav tidsplaner, som dine medarbejdere realistisk vil kunne levere inden for. Der er stor forskel på tidsestimering for en medarbejder med personaleansvar sammenlignet med en kollega, der ikke har forpligtelser i den retning, som ikke skal yde sparring og holde medarbejdersamtaler. Tag derfor altid højde for, at alle medarbejdere ikke passer ind i samme boks. Nogen har mange ansvarsområder, andre har ingen, og andre igen har få, men tidskrævende opgaver. Det kan være nyttigt at planlægge ud fra standardiserede kapacitetsprofiler, hvis du eksempelvis har 15 konsulenter, der er beskæftiget med nogenlunde ens opgaver. Men hvis tre medarbejdere med forskellige ansvarsområder arbejder sammen om et job, er det en god idé at estimere tiden for hver enkelt medarbejder.                                                 

Åbenhed omkring jeres kapacitet gør desuden jeres dialog med kunden lettere, da I har ens forventninger fra start. Med WorkBook kan I visualisere jeres tidsplaner og deadlines, og du kan nemt dele dem med alle, du måtte ønske at inddrage – kunden, medarbejdere, samarbejdspartnere etc.  

 

4. Tag forbehold for det uforudsete 

I har sagt ja til en spændende opgave, og som projektleder ved du, at der er mange ender at holde styr på, når først projektet ruller. Du kan komme mange misforståelser, hastebeslutninger og dårlige prioriteringer i forkøbet med god planlægning og kommunikation, men der kan altid opstå noget uventet.  

Derfor er det en god idé at lave en backup-plan og gerne også en backup-plan til backup-planen. For ved at gennemtænke mulige scenarier for projektets udfald, er I bedre rustet i tilfælde, hvor eksempelvis en samarbejdspartner leverer en ydelse for sent, eller en medarbejder bliver sygemeldt.   

 

5. Kend dine medarbejderes svagheder og styrker 

Lige så vigtigt som det er at lave realistiske tidsplaner og forventningsafstemme med kunden, lige så vigtigt er det at tage højde for dine medarbejderes individuelle behov og drivkræfter. 

Som projektleder er det vigtigt, at du kender din medarbejderes styrker og svagheder og er i stand til at bringe dem i spil i forhold til hinanden. Samtidig skal du kunne se udover dem og operere med det, der virkelig driver dem, både på et fagligt og personligt plan. For ved at kende dine medarbejderes mål kan du sørge for, at vedkommende arbejder hen imod det, han/hun drømmer om. Det vil i sidste ende resultere i et gladere og sundere team, der er i stand til at håndtere mange og forskelligartede opgaver, som altid leverer powerprojekter 

 

6. Motivér dine medarbejdere 

Kapacitetsplanlægning handler i høj grad om menneskelige faktorer, og som projektleder gør du klogt i at kende dine medarbejderes styrker, svagheder og ansvarsområder. Nogle har problemer med at knytte sig for meget til projekter med fare for udbrændthed, hvor andre har brug for ekstra motivation for at forblive engageret i projektets udvikling.  

Samtidig skal du have forståelse for, hvilke opgaver der ligger på dine medarbejderes bord. Planlægger du jobs for en konsulent med ledelsesansvar, som naturligt har flere administrative opgaver, skal du være varsom med at estimere deres tid på givne jobs på samme måde som konsulenten uden. Er du ikke opmærksom på dette, kan I ende i en situation, hvor den realiserede projektdato ikke stemmer overens med den forventede, og din realiserede omsætning vil afvige betydeligt fra din budgetterede. 

Med projektstyringsværktøjet WorkBook er du i altid i kontakt med dine medarbejdere, I kan sparre omkring opgaver, og du kan motivere dem undervejs. WorkBook styrker både jeres interne og eksterne kommunikation og samler alle planlægningsværktøjer i ét, så I oplever større gennemsigtighed i forhold til alt fra budgetter til visioner. 

 

Relaterede artikler 

Læs også, hvordan du strømliner dit bureau, eller øger jeres effektivitet og rentabilitet med WorkBook. Og læs, hvordan WorkBook styrker din projektstyring