Hvordan skaber du den gode forandringsproces? - CapWorks

Når en virksomhed skal gøres konkurrencedygtig, er manglende tid og daglige vaner desværre de største forhindringer. Men hvis du eller din organisation er for presset til at lave forandringer, så kan du ligeså godt indse, at du har en virksomhed, som er i afviklingstilstand eller salgsparat. Du skaber utilfredse medarbejdere og din virksomhed vil ikke kunne følge udviklingen i markedet. Med andre ord, det vil kun gå ned af bakke herfra.

 

Den ambitiøse eller forsigtige strategi?

Det er derfor vigtigt at komme i gang med din forandringsproces i dag i stedet for i morgen. Starter du på bar bund, kan du med fordel tage udgangspunkt i en af nedenstående strategier.

 

Den ambitiøse strategi: Begræns dig ikke af laveste fællesnævner i virksomheden. Sæt dine ambitioner højt og kommuniker det ud i organisationen. Start dog med de åbenlyse ting, som de fleste kan relatere til og skab derigennem nogle ”quick wins”. Fordelen ved denne strategi er, at du opnår en hurtigere respekt for forbedringer. Det kræver dog, at du tager indsatsen seriøst og følger den til dørs.

 

Den forsigtige strategi: Du begynder med de nemme forbedringer og med færrest involverede personer. Vis derefter organisationen, at forandringer skaber værdi. Du bør ikke starte med den forandring, som kræver fyring af personer med høj status internt, da forbedringer i så fald vil associeres med nedskæringer. Start med de forbedringer, som er betalt hjem i løbet af 1-12 måneder og som letter besværlige processer. Dette kunne eksempelvis være fraværsregistreringer, manuelle udlæg, dårlige rykkerprocedurer etc. Med andre ord; områder der ikke kræver, at du vender hele organisationen på hovedet. Det vil skabe grobund for en organisation som er villig til forandringer, hvilket er en del af succesen.

 

Medarbejderne er nøglen til en god forandringsproces

Medarbejderne er et vigtigt aspekt af en forandringsproces. Derfor er det vigtigt at du anerkender tiltag til forandringer fra disse. Det skaber nemlig en selvforstærkende effekt.

Husk at starte med de dele af virksomheden som er parate til forandringen. Resten påvirkes indirekte eller får en let berøring med forbedringerne løbende. På denne måde sikres du gode ambassadører i dem som har været igennem forandringen. Flyt dine medarbejdere mentalt og så må de sidste 10-20%, som har det svært med forandringer lære det med støtte fra de medarbejdere, som håndterer forandringen godt. Anerkend også dem, som har det svært med processen, ved at give dem ekstra støtte i form af uddannelse.

 

Vi har oplevet flere virksomheder som i forbindelse med skift til Gratisal flytter lønbehandlingen af de administrative medarbejdere først. Det er måske et team på 10-100 ud af 100-2.000 medarbejdere. De kører lønnen i 2-3 måneder og så flytter resten af medarbejderne over derefter. Fordelen ved denne form for delimplementering er, at problemstillinger identificeres bedst, når man bruger nye løsninger i praksis og man kan justere tingene inden alle involveres.

 

Ulempen er at implementeringsomkostningerne bliver højere, da man kører parallelle metoder. Du har dog højere sandsynlighed for succes og ikke mindst at eventuelle uheldige påvirkninger reduceres i opstarten og hermed burde følge en mere kontrolleret forandring. Når fortroligheden og de åbenlyse justeringer er blevet foretaget, tager man så skiftet for de resterende.

 

Det er en stærk måde at skabe holdbare forandringer på, og når det kommer til de mindre kritiske områder, så er det bare at springe ud i det 😊

 

Kommuniker klart og tydeligt gennem hele processen

Det er vigtigt, at du tager dine medarbejdere med på rejsen. Informer disse i god tid og husk at gentage budskabet 4-8 gange. Vi mennesker har nemlig ikke evnen til at opfange alle informationer og specielt ikke informationer, som fremstår komplicerede eller som vi ikke har interesse for. Husk at forandringsprocesser ikke kan karakteriseres som succesfulde, når forandringen er gennemført. Samme proces skal også gentages, når ændringerne er foretaget.

 

Flere af de nævnte indsatsområder er relative hurtige at implementere og giver et højt afkast på sigt. Jeg hører meget gerne fra dig om andre relevante administrative områder, som har flyttet din virksomhed og din produktivitet.