Forandringsledelse i økonomifunktionen - CapWorks

Ordet “forandringer” er for mange et negativt ladet ord. Vi har en ide om, at forandringer er noget, der bliver presset ned over vores hoved af chefen.

Og hvorfor skal vi forandre os, når vi har det godt? Vi går på arbejde 37 timer om ugen, får løn og ret til tre ugers sammenhængende ferie.

Det har vi skrevet om her, hvor vi giver vores bud på, hvorfor forandringer er så vigtige for at fremtidssikre en virksomhed. Desuden kommer vi også ind på, hvordan man som leder skal kommunikere forandringer med sine medarbejdere.

Forandringsledelse i økonomifunktionen

Forandringsledelse fylder noget i enhver virksomhed. Det er fuldstændigt umuligt ikke at skulle forandre sig på den ene eller den anden måde. Det kan for eksempel være, at man skal tilpasse sig en ny lovgivning, som vi tidligere har set med GDPR.

Men hvordan griber man forandringsledelse an, når det kommer til at udvikle sin økonomifunktion uden at det bliver en belastning. I CapWorks oplever vi nemlig ofte, at en virksomhed har det fint med, at deres økonomifunktion blot fungerer i stedet for at brillere.

Man ændrer ikke noget, der har fungeret fint i 20 år. For hvad nu hvis vi ødelægger det hele?

Problemet med den tankegang er, at forandringer ikke er noget, som vi har en reel indflydelse på. De kommer, uanset om vi vil dem eller ej. Og hvis vi står stille for længe, er det næsten ligegyldigt, hvor langt foran man var engang. Udviklingen står aldrig stille, og det gør din virksomhed konkurrenter heller ikke.

Vi har i øvrigt tidligere skrevet om farerne ved at stille sig alt for tilfreds. Det kan du læse mere om i vores blogindlæg om BMW-syndromet her.

Selvfølgelig kan vi godt gøre modstand og nægte at anerkende forandringerne, men de kommer alligevel før eller siden. Og så er spørgsmålet i stedet, hvor gode vi er til at tilpasse os. Derfor kommer vi ikke uden om:

Automatiserede processer

Det vigtigste ved forandringsledelse er, at man som leder hele tiden har fokus på, hvordan man kan hjælpe sine medarbejdere til både at yde maksimalt, men også tager hånd om deres arbejdskultur og vaner, når man for eksempel skal implementere et nyt ERP-system. Det er dine medarbejdere og deres kompetencer, der holder virksomheden kørende. Derfor er det naturligvis essentielt, at de arbejder så effektivt som muligt, og samtidig har en glæde ved at udføre deres arbejde.

Man kan for eksempel hjælpe sine medarbejdere ved at kigge på, hvor man kan automatisere virksomhedens arbejdsprocesser. I økonomifunktionen kan der være enormt meget manuelt tastearbejde i forbindelse med løn, fakturering eller kvitteringer. Manuel indtastning koster mange tidsmæssige ressourcer, som medarbejderne i stedet kan bruge på mere spændende opgaver. Problemet er bare at:

Forandringer møder modstand

Der kan være rigtigt mange problemer, når en virksomhed skal omstille sig til en ny virkelighed eller gennemgå forandringer. Men det største problem i forhold til forandringsledelse er ikke altid selve forandringen. Det er ofte kommunikationen mellem ledelsen og medarbejderne, der indeholder en stor udfordring. Her kan du læse mere om, hvordan du skaber en god forandringsproces.

De fleste mennesker har nemlig en naturlig skepsis overfor forandringer, og derfor er det vigtigt, at man som leder inddrager medarbejderne i beslutningsprocesserne.

Hvis I for eksempel skal have implementeret et nyt ERP-system, kan det sagtens være, at medarbejderne vil være utilfredse. Og det kan der naturligvis være mange årsager til. Derfor er det vigtigt at kommunikere, hvorfor man vælger at skifte system, og hvordan det hjælper medarbejderne. Hvis de er bange for at miste deres job, hæmmer det deres evne til at præstere og være innovative. Og i sidste ende smitter det af på virksomheden som helhed.

Et godt sted at starte er, at spørge til medarbejdernes holdninger til at udskifte det gamle system. Identificer deres behov og måske især bekymringer. Det kan være, at de er bange for, at det tager for lang tid at implementere, eller at deres job forsvinder på grund af effektiviseringer. For at implementere succesfulde forandringer er det en god ide at vide, hvor der kan opstå problemer, hvilket gør det nemmere at tage hånd om dem, når de dukker op.

På den måde viser du også, at du går op i deres trivsel, hvilket er med til at skabe større tillid til ledelsen og øge engagementet blandt medarbejderne. En stor grad af medarbejderengagement kan for eksempel være med til at give færre fejl på lønsedlen. Derudover giver det også virksomheden:

Plads til at fokusere på kerneopgaven

Forandringsledelse kan også handle om, at man gerne vil fokusere på sin kerneopgave i stedet for at bruge tiden på det administrative. Det er vores påstand, at de fleste medarbejdere gerne vil slippe for at skulle indtaste alle bilag og faktura manuelt. Derfor kan forandringer være med til at engagere medarbejderne, fordi det betyder, at de frigiver kræfter til at arbejde med mere innovative opgaver.

Det er også vigtigt, at man ikke forsøger at presse en masse automatiseringer igennem, der hverken passer til virksomhedens behov eller mindsker arbejdsbyrden. I stedet er det vigtigt at identificere, hvor i virksomheden det er muligt at spare den største mængde tid eller penge. Som tidligere nævnt kan det være gennem et nyt IT-system eller automatisering af en tidskrævende proces.

Men det kan ligeså godt være, at man vil skifte til en cloudbaseret service og dermed slippe for vedligeholdelse af servere og internt computersystem. Det kan også være, at man skifter til et ERP-system, der strømliner virksomheden og samler alt i ét system.

Der er rigtigt mange muligheder for at optimere sin økonomifunktion. Og det kan i mange tilfælde virkelig betale sig at kigge på sine nuværende løsninger. Men når det er sagt, er det også vigtigt at huske, at det kommer meget an på virksomheden. Ingen virksomhed er ens, og noget der giver mening i én virksomhed, giver muligvis ikke mening i en anden.

Forandringsledelse er altså også en krævende disciplin. Man skal både identificere de rigtige løsninger, men også være meget tydelig i sin kommunikation. Klar kommunikation betyder, at medarbejderne vil være mere modtagelige overfor forandringer.