Digitalisering af din økonomiafdeling - CapWorks

Gennem de seneste måneder har der været rigtig meget debat, særligt på LinkedIn, omkring hvordan fremtidens økonomiafdeling skal se ud. Debatten udspringer blandt andet af den nyeste CFO-Survey fra Deloitte, som fremhæver digitalisering som en af finansdirektøren mest essentielle fokuspunkter.

 

Dette er et emne, som vi selvfølgelig interesserer os meget for, og vi har i tidligere indlæg blandt andet beskæftiget os med den gode økonomikonsulent og vigtigheden af, at denne er udviklingsorienteret og ser positivt på de digitale forandringer.

 

Derfor vil vi i nedenstående også bidrage med vores refleksioner omkring, hvordan vi ser økonomiafdelingen ændre sig på baggrund af den digitale transformation. Nogle refleksioner og tendenser er jordnære og tager udgangspunkt i mindre virksomheders økonomiske processer, mens andre er mere relevante for den store virksomhed, hvor budgettet til en omfattende digitalisering er lidt større. Faktisk kan du godt have taget stilling til disse tendenser uden at vide det.

 

Drømmen er en papirløs administration

I naturlig forlængelse af den digitale transformation opstår der en stigende interesse for at opnå en papirløs administration.

 

Flere og flere virksomheder ønsker i højere grad digitale løsninger, der giver et bedre godkendelsesflow og en mindre stressende proces omkring den daglige bogføring. Der er selvfølgelig virksomheder, der sværger til hardcopy, men for mange er mapper og de dertilhørende papirer med til at bidrage til en rodet hverdag på kontoret, og derfor er den papirløse administration noget, vi ser flere stræbe efter.

 

Det, at skabe en papirløs administration, kan dog virke som en uoverskuelig proces. Her anbefaler vi, at I starter med at identificere alt den data, I har liggende i papirform (kontrakter, bilag etc.). Når I har gjort dette, kan I gå i gang med at overføre det hele til skyen. Det kan virke som et quickfix, men I vil blive overrasket over, hvor meget I egentlig har liggende. Men når det hele så er overført, vil I relativt hurtigt kunne mærke det i virksomhedens workflow, fordi tilgængeligheden af bilag etc. vil være betydeligt optimeret.

 

Interessen for Artificial Intelligence stiger

Big data er stort i danske og internationale virksomheder, og jo mere data du får, desto større mulighed har du får at give dig i kast med AI. AI og Machine Learning er nogle af de tendenser, som de danske finans- og økonomidirektører er er meget opmærksomme på, og mange ønsker at implementere dette i deres afdelinger i forbindelse med eksempelvis budgettering. Dog kræver det som tidligere nævnt en stor indsats og meget data, og derfor er dette absolut ikke et quickfix.

 

Det menneskelige aspekt er et vigtigt at berøre i denne sammenhæng. For selvom du mener, at du er i besiddelse af nok data, til at kunne konstruere en repræsentativ adfærd, så vil du blive overrasket over, hvor meget data der egentlig skal til. Derfor er det vigtigt, såfremt du ønsker at give dig i kast med et AI projekt, at sætte tid af til at verificere robottens tolkning af data, så du ikke ender i en situation, hvor du tror at robottens adfærd er repræsentativ, selvom den egentlig ikke er det.

 

Automation vinder stadig større indpas

Automation har du helt sikkert stiftet bekendtskab med før. Hvis ikke du har prøvet at implementere det i din afdeling endnu, så har du under alle omstændigheder nok hørt andres erfaringer med det. Automation er et buzzword, der er brandvarmt for tiden, og vi holder os selvfølgelig heller ikke for fine til også at nævne dette som en af de ting, der virkelig kan udvikle økonomifunktionen på sigt.

 

Processer som eksempelvis lønkørsel, der tidligere har krævet en eller flere medarbejderes fulde opmærksomhed og manuelle arbejdskraft, vil på sigt være noget, der fuldstændig kan automatiseres ved hjælp at robotter og algoritmer. Dog er det vigtigt at pointere, at førnævnte medarbejdere ikke vil blive overflødige, men det vil i stedet være nogle andre og langt mere digitale processer, som medarbejderne vil beskæftige sig med.

 

Regnskabsmedarbejderen er derfor stadig nødvendig men dog med et mere specialiseret og digitalt mindset.

 

Fingeren på pulsen med instant data

Instant data udspringer egentlig af automatiseringstankegangen, men derfor er denne ikke mindre relevant. Vi oplever stadig større og større efterspørgsel på systemer, der understøtter en instant data tankegang, hvor virksomhedens ledelse hele tiden har mulighed for at få et øjebliksbillede af virksomhedens økonomi. De ønsker rapportering med det samme, hvilket giver rigtig god mening ud fra devisen om, at man ikke altid kan styre en virksomhed ud fra data, der er en måned gammel.

 

For at komme ordentligt i gang med instant data, kan du eventuelt vælge at starte med et værktøj som Microsoft Power BI, der er tilgængeligt via Office-pakken.

 

Dog er det vigtigt, såfremt du ønsker at arbejde med instant data, at du fastsætter nogle gode procedurer for, hvordan du ajourfører denne data ligeså hurtigt, som denne er tilgængelig for eksempelvis din ledelse. Kunsten ligger nemlig ikke i at anskaffe sig data, men derimod i at sikre sig at denne er repræsentativ og valid samt anvendes på den rigtige måde.