Hvorfor satse på digitalisering og automatisering? - CapWorks

Du er sikkert stødt på begreberne mange gange: ‘digitalisering’ og ‘automatisering’. Men hvad betyder disse ord? Og hvorfor er de vigtige for optimeringen af din økonomifunktion?

Du er måske meget tilfreds med det vækstmæssige niveau, din virksomhed har nået, og det er selvfølgelig altid godt at være tilfreds. Men du bør passe på med ikke at blive så tilfreds, at din virksomhed stagnerer.

BMW-syndromet opstår, når virksomheden har nået en vis størrelse, og man ikke længere tør tage nogle kalkulerede chancer og dermed ikke ændrer på strukturen eller funktionerne i virksomheden. Men er der overhovedet nogen grund til at ændre på noget, der fungerer? Det var måske et lidt for ledende spørgsmål, for svaret er selvfølgelig: Ja!

Når det kommer til økonomifunktionen, så stiller man sig ofte tilfreds med, at denne fungerer. Den brillerer og stråler ikke. Den er ikke et kernepunkt i virksomheden inden for digitalisering, men den fungerer. Regningerne bliver betalt til tiden, og medarbejderne får den løn, de skal have, men ikke mere end det.

Men hvis du stiller dig tilfreds med din virksomheds økonomifunktion og ikke fokuserer på fortsat at optimere, så ender du med at blive overhalet af andre virksomheder i branchen. Det er vigtigt at følge med hele tiden, og en del af dette er optimeringen af din økonomifunktion.

 

Innover eller bliv spist

Det er vigtigt at blive ved med at udvikle sin virksomhed og strategi, hvis man ikke ønsker at blive ramt af BMW-syndromet.

Skrækeksemplet er Kodak, der i slutningen af forrige årtusind var suverænt nummer et i verden inden for fotografi. Og som ovenikøbet opfandt og patenterede digitalkameraet. I 2012 gik de konkurs, fordi de blandt andet ikke ville satse på den nye teknologi.

Et andet eksempel er Blockbuster, der sagde nej til muligheden for at købe Netflix. I dag har Netflix over 135 millioner månedligt betalende brugere.

Og jo, selvfølgelig har vi fundet nogle af de absolut mest ekstreme og kendte eksempler. Og jo, deres valg er mere kompliceret, end hvad vi har plads til her, men pointen står stadig: Hvis man stopper med at tage chancer og ikke tør udvikle, kan det ende med, at man må afvikle.

 

‘Digitalisering’ og ‘automatisering’ er nøgleordene

Når vi taler optimering af din økonomifunktion, kan vi ikke undgå at komme ind på buzzwords som digitalisering og automatisering. Disse handler ikke om at erstatte de funktioner, du allerede bruger, men derimod at forbedre dem, sådan at du sparer både tid, penge og unødvendigt besvær.

Digitaliseringen betyder blandt andet, at du kan samle alle vigtige dokumenter, bilag og informationer på et og samme sted – nemlig i skyen. Det vil sige, at du kan tilgå alle vigtige dokumenter, når som helst og hvor som helst – fra din computer, telefon eller tablet. Det gør din arbejdsgang væsentligt nemmere, da du undgår at være nødt til fysisk at befinde dig et bestemt sted for at kunne udføre dit arbejde.

Automatisering gør dit arbejde mere effektivt, men samtidig også bedre. En automatisering af dine funktioner sikrer blandt andet, at du oplever færre fejl, som tit er et kendetegn ved manuelt arbejde. Ved eksempelvis at automatisere dine lønprocesser kan du sikre færre fejl på lønsedlerne, hvormed du også kan forvente gladere medarbejdere.

Når du vælger digitale løsninger frem for analoge, kan du være sikker på at undgå en masse besværligt, manuelt arbejde. Tingene går hurtigere, og du får nemmere adgang til diverse informationer, da du nemt kan samle dem alle på et sted. I sidste ende handler det om, at du får endnu mere tid til at fokusere på din virksomheds kerneforretning.

I denne digitale tidsalder er du sikkert allerede godt på vej, men er der mon steder, hvor du kan digitalisere og dermed optimere din økonomifunktion yderligere?

 

Vi hjælper dig i gang

Ved du ikke helt, hvor du skal starte? Så har vi en masse gode råd til, hvordan du bedst kommer i gang med at digitalisere og dermed optimere din økonomifunktion.

Vi kan blandt andet varmt anbefale løsninger som Pleo, som samler alle dine kvitteringer på samme sted og med det samme gør dem tilgængelige for den økonomiansvarlige i virksomheden. WorkBook giver dig et godt overblik over dine projekter, da du blandt andet kan planlægge og definere projekter ud fra de ressourcer, du har til rådighedOg ikke at glemme lønsystemet Gratisal, der tilbyder en række automatiserede funktioner, som gør din lønadministration nemmere.

Gør du disse løsninger til en del af din økonomioptimering, er du godt på vej. Du kan læse mere og finde inspiration i artiklen her, hvor vi kommer med uddybende beskrivelser af ovennævnte samt flere løsninger til at hjælpe dig videre i din økonomifunktion.

 

Gør brug af outsourcing

Vi forstår godt, hvorfor denne proces kan synes uoverskuelig for nogle virksomheder. Mange virksomheder har for eksempel ikke en størrelse, hvor de kan dedikere ressourcer til at udvikle interne processer og funktioner som eksempelvis økonomifunktionen. Men fortvivl ej, for der er hjælp at hente.

Vi kan ikke alle være eksperter på alle områder, og derfor er der ingen skam i at gøre brug af specialister udefra. Samtidig er det i de fleste tilfælde faktisk billigere for dig at bruge en ekstern konsulent end at bruge en dedikeret medarbejder, der ikke har de fulde kompetencer inden for et givent område, eller som skal lægge de opgaver, vedkommende ellers sidder med, fra sig.

Gør du brug af en ekstern ressource, får du altså plads til at bruge din tid der, hvor du er bedst. Du kan læse mere omkring vores ydelser inden for interim assistance via linket her.